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主婦のための Excel 入門講座

(Excelでカレンダーを作ろう)

第1回 カレンダー作成手順と入力方法

今回の主な内容　
1　カレンダー作成手順
2　入力方法
　Step1　レイアウト
　Step2　データ入力
　　(1) 操作途中で画面が変になったときの対応
　　(2) Excel の基本操作手順
　　(3) 入力文字の種類の切り換え
　　(4) セルの名前の呼び方
　　(5) データの入力方法
　　(6) カーソルの移動方向
　　(7) 連続データの入力

1　カレンダー作成手順
Shun：今回は、カレンダーを作る手順とデータの入力方法について説明するね。
優子：手順って・・・そんなにいろんなことしなくてはいけないの？
　
Shun：曜日と日付を入力するだけだったら簡単だけど、見栄えをよくしようと思うとチョット工夫が要るんだよ。文字に色をつけたり、カレンダーの背景色をつけたりね。数字だけだと味気ないから、写真も載せようと思って・・・・
優子：なんだか楽しそう。
　
Shun：じゃあ、大まかな手順を表にしてみるね。項目欄の最初にある「レイアウト」は、 Excel の操作じゃないけど、大切なことだから書いておいたんだ。
Step 項　　目

操　　　　　作　　　　　内　　　　　容
1 レイアウト カレンダーをどんなスタイルにするかを大まかに考える
2 データ入力 タイトルとカレンダーの曜日、日付を入力する
3 文字の編集 文字の形・サイズ・色、セルの中での配置などを指定する
4 セルの編集 セルに背景色を付ける。罫線を引く。列の幅、行の高さを調節する
5 写真の挿入 カレンダーに写真を貼り付ける
6 印刷の指定 印刷範囲、用紙の大きさ、余白などを指定する
7 仕上り確認 カレンダーがどのように印刷されるかを確認する
8 印刷の実行 印刷枚数などを指定して印刷を実行する


2 入力方法

Step1　レイアウト

Shun：　「レイアウト」といっても、難しいことじゃないよ。"どんなものをつくるか"のイメージをはっきりさせることなんだ。要するに、完成品のイメージづくりだね。
　最初にこれを考えておかないと、いろいろ手戻りしてかえって時間がかかる。

優子：どんなことをすればいいの？

Shun：たとえば、白紙に手書きでカレンダーを書くとしたら、下に書いてあるようなことを考えると思うけどね。
　1.用紙の大きさを決める。A4用紙にするか、ハガキにするか・・・
　2.用紙にどんな内容のもの(データ)を載せるかを考える。
　3.内容の配置を決める。
　4.「表」がある場合は、見出しの項目名・並び順、本文の内容

Shun：今回作るカレンダーのイメージだよ。どうかな？

優子：なんだか、ワクワクしてくるわ。出来上がりが楽しみ!


Step2　データ入力

Shun： これからカレンダーづくりを始めるんだけど、Excel の操作をするときに、大切なことを 2 つ言っておくね。
　
(1) 操作途中で画面が変になったときの対応
　一つ目は、操作をしていて、自分では何をやったかわからないんだけど、画面が変になって、元に戻せなくなるってことあるでしょ。そんなときは、慌てないで Excel の「×(閉じる)」ボタンをクリックして、Excel をいったん終了してしまうんだ。
　
　「カレンダー(ファイル名)への変更を保存しますか」って聞いてくるから、「いいえ」をクリックする。こうすると、ファイルを開いてから後(前回、保存してから後)の操作を無効にして Excel が終了するけど、もう一度 Excel を開くと、変になる前の状態で開くことができるんだよ。
　
　操作途中では、こまめに上書き保存をしておいたほうがいい理由がわかったでしょう。
　
優子：あっ、そうかぁ。変更した内容を保存しないで Excel を閉じれば、何もしなかったと同じ結果になるもんね。良く分かったわ。先生って、賢いんだねぇ。
　
Shun：・・・・・(ﾓｸﾞﾓｸﾞ)
　
(2) Excel の基本操作手順
Shun：じゃ、二つ目。Excel でも、Word でも同じことなんだけど、シートで操作するときは、「どこで」「なにを」「どうする」か、つまり、操作する場所をまず決めてから、そこの「なに」を「どうする」という手順で作業をする必要があるんだ。詳しいことはここを見ておいてね。

　たとえば、罫線を引きたいっていっても、場所が分からなければパソコンはどうしていいかわからないよね。パソコンは頭がいいようで、実は、融通が利かないんだ。
　
　Excel のシートで操作する場所を決めるには、セルをクリックしたり、複数のセルをドラッグ(マウスの左ボタンを押したまま、操作範囲の左上端から右下端までずらす)すればいいんだ。「操作する場所を決める」ことを「範囲選択」と呼んでいるんだ。

　「どこで」をはっきり指定しないと、現在カーソルがあるところや、選択されているところを選択したことになるから注意しないといけないよ。

「なにを」「どうする」かという操作は、Excel のメニューで選択したり、パソコンのキーボードのキーを押して指示することになるね。
　
　例を 2 つばかり挙げておくね
　
　どこで　　　　　　　　　　なにを　どうする
　セル"A1からC5"の範囲で　　罫線を　引く(色をつける、太線にする、消す、etc)
　セル"B2からC5"の範囲で　　文字を　太字にする(サイズを変える、消す、etc)

優子：言われてみれば、確かにそうね。「どこで」をちゃんと指定しないと、とんでもない所に線を引いたり、自分が知らないうちにデータが消えちゃったりすることもあるんだね。気を付けなきゃ。


(3) 入力文字の種類の切り換え
Shun：前置きが長くなったけど、いよいよカレンダーのデータを入力するよ。
　今回は、計算式を何も使わずにカレンダーを作るんだから、とっても簡単なんだ。
　シートに入力する文字には、ひらがな、カタカナ、漢字、英文字、数字などがあるね。
　
　入力する文字の種類を切り換える方法は、パソコンによってやり方が違うけど、キーボードで変更する方法と日本語入力ソフトによって切り換える方法があるんだよ。

　日本語入力ソフトには、「IME」とか「ATOK」とかがあるけど、「IME」を使って文字の種類を切り換える方法を図にしておくね。「IMEツールバー」の中のボタンの種類は、パソコンの機種や設定されている内容によって少し違うかもしれないよ。

(4) セルの名前の呼び方
Shun： それから、セルの名前の呼び方がどうなっているかも知らないといけないね。これも図にして見てみることにするね。
　列番号と行番号の交わったところのセルの名前は、列番号につづけて行番号を付けたものなんだ。だから、「B」列と「3」行目が交わったところは「B3」だね。


(5) データの入力方法
Shun： じゃあ、「Sheet1」のセル「B14」に、「平成15年1月」と入力してみよう。さっきも言ったように、まず「B14」をクリックすることを忘れないようにね。セルにすべての文字を入力したら、パソコンの「Enter」キーを押す。パソコンは、「Enter」キーが押されると、選択したセルでの入力が終わりだって分かるんだ。下図のようになれば成功!

優子：簡単よ。これぐらいはね。
　
Shun：そうだね。これも出来ないと、チョット困る。
　画面の上の方を見てご覧、いま入力した文字が、白いボックスの中に表示されているね。そのボックスのことを「数式バー」っていうんだよ。ここからでも文字や計算式を入力することができるんだ。
　
　どこかのセルをクリックしてから、数式バーをクリックするとカーソルが点滅するから文字を入力してみて。消すときは、文字を入力したセルをもう一度クリックしてからパソコンの「Delete」キーを押せばいいよ。

Shun：では、今度は曜日の入力。日曜日から入力するよ。下図のように、セル「B16」に「日」と入力して、その右側に順番に土曜日まで入力してね。
　
(6) カーソルの移動方向
優子：先生、質問!。セルに文字を入力して「Enter」キーを押すと、カーソルが下の方へ移動するから、その都度、マウスでカーソルの位置を変更しなきゃいけないんだけど、自動的に右の方向に行くようにはできないのかしら。

Shun：(ﾟｰﾟ)(｡_｡)ｳﾝｳﾝ。確かに面倒だね。いい質問だ。そういう疑問や、"面倒だからもっと簡単な方法がないかなっ"て思うことが、パソコン上達の近道なんだよ。優子さんはエライ!。

優子：(*^｡^*) ﾆｺｯ。

Shun：カーソルの移動方向は、普通の状態では上から下に移動するように設定されているんだ。
　これを変更するには、Excel メニューの「ツール(I)」「オプション(O)」を選択したとき出てくるウインドウの「編集」をクリックして、下図の「入力後にセルを移動する(M)」「方向(I)」のボックスで「右」をクリックしてから「OK」ボタンをクリックすると、「Enter」キーを押したときにカーソルが右方向に動くようになるよ。


(7) 連続データの入力
Shun：ついでだから、曜日のように規則的に並んでいるデータを、最初の文字だけ入力して、あとはドラッグするだけで連続して入力できる方法を教えてあげる。この方法を「オートフィル」というんだ。これはね、データの複写方法の一種なんだよ。
　まずは下の図を見て。

Shun：上図は、Excel メニューの「ツール(I)」「オプション(O)」を選択したとき出てくるウインドウで「ユーザー設定リスト」をクリックしたときの図なんだけど、左側の「新しいリスト」の下にある文字がユーザー設定リストと呼ばれるものなんだ。

　1行ずつが1セットになっていて、曜日や月名、期別、十干十二支などの文字があるね。ここにあるデータは、いちいち入力しなくても、最初の文字だけ(途中からでも可)入力して、ドラッグすると自動的にデータが入力される便利なものなんだ。
　では、試しにやってみよう。


Shun：さっき入力した曜日を全部消して、といっても消し方を教えて無かったね。入力済みのデータを消すときは、消す範囲を選択して右クリックするとメニュー(ショートカットメニュー)が表示されるから、「数式と値のクリア(N)」をクリックするんだよ。

　じゃあ、曜日を入力するよ。セル「B16」に「日」を入力してから、セル「B16」をクリックして、マウスをセルの右下隅に合わせるんだ。そして、マウスの先っぽが「 + (プラス)」の形になったらマウスの左ボタンを押したまま横にずらす。
　うまくドラッグして、土曜日までのデータが入力できたかな？

優子：初めにマウスを合わせる位置が難しいね。チョットずれるとまた形が変わってしまうもの。セルの右下隅に上手く合わせてマウスが「 + (プラス)」の形になればいいのね。
　そして、右へドラッグ、と。ようやくできたぁ。これは便利よね。入力の手間が省けるし、間違いもないもの。Excel はオリコウさん。( i_i)＼(^_^)

Shun：実は、いまのやり方と同じような方法で、日付も入力できるよ。

優子：でも、さっきのリストに日付なんか登録されていなかったわよ。どうするの？

Shun：うん。ユーザー設定リストのほかに、年月日の入った日付や文字と数字(アラビア数字)が混ざったデータの場合はさっきの方法と同じやり方で連続データを入力できるんだ。でも、数字だけの場合は違うやり方をするんだよ。

　平成15年1月1日は水曜日だね。そしたら、セル「E17」へ「1」を入力して、クリックしてからさっきと同じようにマウスをセルの右下隅に合わせる。さっきはマウスの先っぽが「 + (プラス)」の形になったらそのままドラッグしたけど、今度は「Ctrl」キーを押しながらドラッグするんだ。
　土曜日のところまでドラッグしていくと数字が 4 になるはずだけどできた？

優子：だって「Ctrl」キーを押すか押さないかだけの違いだもの。できたわよ。
つまり、数字の場合だけは「Ctrl」キーを押しながらドラッグする。ユーザー設定リストに登録されているデータのときや、日付、文字と数字の混ざったデータは「Ctrl」キーを押さないでドラッグするってことなんでしょ？

Shun：そのとおり。では、5 をセル「B18」に、12 を「B19」に、19 を「B20」に、26 を「B21」に入力して、同じやり方でデータを入力してごらん。
おっと、最後の数字に気をつけてよ。1月は31日までなんだから。日付が入力できたら今回はこれでおしまい。

優子：は〜〜〜い。やってみまぁ〜〜〜す。

優子：先生、できましたぁ。これでカレンダーの最低必要なものが揃ったというわけね。
でも、ちょっと味気ないね。やっぱり色とかなんかがないと。

Shun：そうだね。じゃ、次回は文字の編集をやってみよう。今日はどうもご苦労さん。
家に帰ったら、ちゃんと復習しておいてね。パソコンは、反復練習が一番大切だからね。


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